E-Billing on Demand – Software as a Service

Der 4cast E-Billing Service ist eine SaaS on Demand Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Dieser Service umfasst alle Schritte der Fakturierung: von der Übernahme der Daten aus dem Fakturierungspro-gramm über die Erstellung der Rechnung und ihrem Online-Versand bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung.

Wie gewohnt, wird Ihre Rechnung in Ihrem ERP-System fertig gestellt und dann „gedruckt“. Dieser Druckdatenstrom geht allerdings nicht an den Drucker, sondern die 4cast E-Billing Plattform nimmt diese Daten entgegen. Nun findet eine Umwandlung der Druckdaten in eine PDF-Datei statt, bei der das Erscheinungsbild der Rechnung Ihrem Corporate Design entspricht. Im nächsten Schritt wird diese PDF-Rechnung qualifiziert elektronisch signiert und auch direkt von einem Trust Center verifiziert. 

Die Rechnung wird zusammen mit dem dazugehörigen Verifikationsprotokoll per Email an den Empfänger versendet. Gleichzeitig wird diese Rechnung zusammen mit dem Versandprotokoll in der Kunden-Akte rechts- und revisionssicher archiviert. So steht sie Ihnen jeder Zeit zur Recherche und zum Download zur Verfügung.

Zusätzlich erhält der Rechnungsempfänger neben der digitalen Rechnung und dem Verifikationsprotokoll einmalig eine Email mit den Login-Daten für sein eigenes, völlig unabhängiges, elektronisches 4cast Rechnungsarchiv, in dem er seine Rechnungen ebenfalls recherchieren und bei Bedarf erneut verifizieren kann.

Ein besonderes Leistungsmerkmal des 4cast E-Billing ist der integrierte Signatur-Service, bei dem die Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die Vorgaben des Signaturgesetzes (§14 Abs.3 UStG) werden somit automatisch vom Rechnungssteller erfüllt. Die Verifikation, als Nachweis für die Echtheit und Unversehrtheit der digitalen Rechnungen, ist ebenfalls enthalten. Das Archiv ermöglicht dem Empfänger, die originär digital erstellte Rechnung auch originär digital zu archivieren. Dies entspricht den Vorgaben der GDPdU, Kapitel II.1 und erlaubt dem Empfänger den Vorsteuerabzug.

Rechtlicher Hintergrund 

In der Praxis werden Rechnungen zunehmend als PDF-Datei im Anhang einer E-Mail übermittelt. Der Rechnungsempfänger druckt sie aus und legt sie wie jede andere papiergebundene Rechnung ab. Da Rechnungen in Deutschland (anders als in anderen europäischen Ländern üblich) in der Regel nicht unterschrieben werden, kann der ausgedruckten Rechnung dann nicht mehr angesehen werden, dass sie einmal eine elektronische Rechnung war. Steuerrechtlich ist ein solches Vorgehen unzulässig.

Das Risiko bei der Umsatzsteueraußenprüfung ist jedoch nicht, dass der Prüfer die Belege daraufhin überprüft, ob diese ausgedruckt oder evtl. doch elektronisch übermittelt wurde. Die Prüfung geht immer vom versendenden Unternehmen aus. D.h. bei einer Außenprüfung im versendenden Unternehmen wird festgestellt, dass elektronische Rechnungen ohne qualifizierte Signatur im Sinne des § 2 Nr. 3 SigG erstellt werden, also den Anforderungen des § 14 Abs. 3 Nr. 1 oder 2 UStG nicht genügen. Dies ist leicht feststellbar, da jedes Unternehmen eine Dokumentationspflicht nach GoBS trifft. Daraufhin macht das Finanzamt eine Quermitteilung an alle betroffenen Veranlagungsfinanzämter, dass formungültige Belege an den Empfänger versendet wurden.

Im Ergebnis führt dies dazu, dass der Außenprüfer beim Empfänger ins Haus kommt und die elektronisch übermittelten Belege schon kennt! Er überprüft dann nur noch, ob der Empfänger seiner Verpflichtung aus § 15 UStG nachgekommen ist und die übermittelten Rechnungen ohne Signatur ausgesondert hat. Hat der Empfänger jedoch aus diesen elektronischen Rechnungen die enthaltene Vorsteuer abgezogen, so werden diese Vorsteuerbeträge zurückgefordert.

Voraussetzungen

Die Einführung des effizienten Rechnungsversandes geht mit der Integration des 4cast E-Billing Services in Ihre vorhandene IT-Umgebung (z.B. in Ihr ERP-System) einher. Nur so bleibt  die Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse erhalten und wird zusätzlich optimiert.

Um genau diesen Anforderungen zu entsprechen, verfügt die 4cast E-Billing Plattform über das 4cast SDK (Software Development Kit). Diese leistungsfähige Sammlung von Werkzeugen und Anwendungen ermöglicht eine einfache Schaffung von Schnittstellen zwischen den verschiedensten Programmen. 

Sind die Programme miteinander verknüpft und Ihre individuellen Einstellungen in der 4cast E-Billing Plattform erfolgt, benötigen Ihre Mitarbeiter und der Rechnungsempfänger nur einen Standard-Webbrowser und einen kostenfreien Adobe-Reader, um das 4cast E-Billing nutzen zu können.