OCTP E-Billing aus EDIFACT Invoice Mitteilungen

Die nachstehende Anwendung beschreibt die OCTP Realisierung eines E-Billing Kundenprojektes, bei dem Rechnungen aus EDIFACT Invoice Eingangsdaten erzeugt und für die gemeinsame Nutzung verteilt sowie archiviert werden.

In dem Projekt werden Rechnungsdaten zu den Warenanlieferungen an die Filialen einer Handelskette  im EDIFACT Invoice Format von einem Großhändler via FTP an die Hauptverwaltung übertragen. Mit der Weiterverarbeitung ist ein externer Dienstleister beauftragt, der die Erstellung und -verteilung der Ausgangsrechnungen mit OCTP als Software as a Service (SaaS) betreibt.

Der beauftragte Dienstleister übernimmt die Daten zur weiteren Verarbeitung in sein OCTP System. Dort werden die Rechnungsdaten aufgeteilt, den Filialen zugeordnet und in das XML Format transformiert.  Mit einem Format Output Processor (FOP) und XSLT-Style Sheets werden aus den Rechnungsdaten die PDF Rechnungen jeder Filiale erzeugt und mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen. 

Im nächsten Schritt werden die digitalen Signaturen überprüft und die zugehörigen Verifikationsprotokolle gespeichert. Die Rechnungen gehen danach mit den Protokollen als E-Mail an die Filialen und gleichzeitig zur rechtssicheren Aufbewahrung in das Archiv des Dienstleisters . Die PDF Rechnungen könnten statt mit dem FOP Generator auch mit der AFP2web Funktionalität direkt aus der OCTP erzeugt werden.

Der nachstehende E-Billing Prozess gibt einen Überblick über den Ablauf der OCTP Verarbeitung.



Beim Eingang der Dokumente sendet der Archiv-Service automatisch ein E-Mail mit den Login-Daten an den Filialleiter sowie die Zentrale der Handelskette und legt dieses ebenfalls als PDF im Archiv ab. Mit den Login-Daten können die Sachbearbeiter der Zentrale über einen Web Browser auf die archivierten Rechnungen zugreifen, die erstellten Rechnungen überprüfen, Buchungen durchführen und sich mit dem Filialleiter ggf. über offene Rechnungen abstimmen. Alle Teilnehmer verfügen dabei über eine Sicht auf dieselbe Rechnung und den erstellenden Rechnungsvorgang, der die folgenden Dokumente umfasst:

• Importprotokoll,
• Rohdaten,
• Rechnung,
• Verifikationsprotokoll,
• Versandprotokolle,
• Aktenbildung.

Die beschriebene Anwendung ist die erste Ausbaustufe und zeigt lediglich einen Ausschnitt aus der OCTP Funktionalität. Im nächsten Schritt sollen aus den Rechnungsdaten auch die Buchungssätze der Buchhaltung erzeugt und Zahlungen automatisiert zum Fälligkeitsdatum respektive rechtzeitig für den Skontoabzug ausgeführt werden. Die OCTP ist für diese Erweiterungen lediglich um geeignete Basis-Module sowie entsprechende Verabeitungsregeln zu erweitern.

Eine Übersicht über den derzeitigen OCTP Ausbau der Anwendung liefert die nachstehende Abbildung: