E-Billing – Komplettlösung für den digitalen Rechnungsversand

Speziell im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsstellung zeigt das elektronische E-Billing signifikante Einsparungspotenziale auf, die sich leicht anhand der Kosten für gedruckte, kuvertierte, etikettierte und frankierte Rechnungen erreichen lassen. Zusätzlich minimiert die digitale Variante den Bearbeitungsaufwand der Rechnungsstellung und schont die Umwelt, da der Papierverbrauch sinkt.

Die E-Billing-Lösung von 4cast  bietet Ihnen die einzigartige Rundumlösung: sämtliche gesetzlichen Anforderungen aller Beteiligten im Prozess werden bedacht und somit sind die Vorteile auch für alle Seiten nutzbar.  Die 4cast-Plattform nimmt einerseits die Rechnungsdruckdaten aus dem ERP-System des Rechnungsstellers in diversen Formaten entgegen. Die Daten werden im gewünschten Rechnungsformat aufbereitet, in PDF-konvertiert, elektronisch qualifiziert signiert, verifiziert, archiviert und zusammen mit dem dazugehörigen Verifikationsprotokoll an die jeweiligen Rechnungsempfänger übermittelt. 

Andererseits umfasst die 4cast E-Billing-Lösung zusätzlich die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, die von den Rechnungsempfängern erfüllt werden müssen. Hier stellt 4cast jedem Empfänger nicht nur die Onlinerechnungen zusammen mit dem Verifikationsprotokoll per Email zur Verfügung, sondern auch die persönlichen Login-Daten für den sicheren Online Zugriff auf das elektronische Rechnungsarchiv. Dieses rechts- und revisionssichere Archiv bietet Ihrem Kunden die Möglichkeit, jederzeit die Rechnungen zu recherchieren, anzuzeigen und wenn nötig, eine erneute Verifikation der elektronischen Signatur durchzuführen.

4cast bietet Unternehmen damit eine neutrale Plattform für die webbasierte Abbildung des elektronischen Rechnungsverkehrs zwischen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern und ermöglicht so eine möglichst leichte Umstellung der papierbasierten Prozesse auf die digitale Verarbeitung.

Neben der nachhaltigen Effizienzsteigerung lassen sich weiterhin signifikante Kosteneinsparungen realisieren. Die nachstehende Beispielrechnung vergleicht die Kosteneffekte für ein Versandaufkommen von 2.000 Rechnungen pro Monat und einer teilweisen Umstellung auf den elektronischen Versand von nur 1.000 Rechnungen/Monat:

Vorteile und Nutzen für den Rechnungssteller

• Senkung der Material-, Erstellungs-, Versand- und Archivierungskosten, 
• Schnellerer Zahlungseingang, da die Rechnung umgehend beim Kunden ankommt, 
• Schnelle Umsetzung des Projekts, da keine Eingriffe in Ihr ERP-System nötig sind,
• Versand auch bei hohem Rechnungsaufkommen (inkl. Massensignatur) möglich,
• Schnelle Amortisation und hoher Return on Investment (ROI),
• Standardisierte, revisionssichere Ablage der Belege im PDF/A – Format,
• Zeit- und ortsunabhängiger, d.h. weltweiter Zugriff auf das Archiv mittels Internetbrowser.

Vorteile und Nutzen für den Rechnungsempfänger

• Nutzung des kostenlos zur Verfügung gestellten Rechnungsarchivs,
• Einsparungen bei der Nachbearbeitung und Lagerung durch Digitale Archivierung der Rechnung,
• Integrierte Signatur-Verifikation bei der Rechnungsprüfung,
• Kürzere Bearbeitungszeiten, bessere Ausnutzung von Skonti,
• Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil (keine manuelle Erfassung)
• Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in Systeme „eingespeist“ werden,
• Einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung,
• Standardisierte, revisionssichere Ablage der Belege im PDF/A – Format,
• Zeit- und ortsunabhängiger, weltweiter Zugriff auf das Archiv mittels Internetbrowser,
• Optional: Integration in eine bestehende Archivlösung.