AFP2web für die AFP Ressourcenverwaltung

Eine langfristig integere Reproduktion von AFP Dokumenten aus dem Archivbestand erfordert ein ausgefeiltes Management der verwendeten Ressourcen. Häufig werden dafür eigens erstellte oder organisatorische Verfahren als Speziallösungen verwendet. Der nachstehende Lösungsansatz beschreibt ein Vorgehen, wie stattdessen mit der AFP2web Standardsoftware eine einfache und zudem preisgünstige Lösung realisiert werden kann.

Für Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und andere Dokumente, die in hohen Stückzahlen versendet werden sollen, verwenden viele Unternehmen das AFP Format. Die Dokumente werden aus elektronischen Vorlagen erstellt und der textliche Inhalt mit Ressourcen wie Grafiken und Layouts angereichert. Nach dem Ausdruck und Versand wird der textliche Dokumentinhalt gemäß GDPdU im Langzeitarchiv abgelegt. Soll das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt nochmals versendet werden, so werden die Dokumente aus dem Langzeitarchiv herangezogen und mit den zugehörigen Ressourcen aufbereitet. Dieser Produktionsverlauf gilt grundsätzlich auch für elektronische Dokumente, die über Kundenportale verteilt werden. Die Generierung erfolgt jedoch erst, wenn das Dokument am Bildschirm des Kunden angezeigt werden soll.

Ändern sich im Zeitverlauf die juristischen Angaben zum Vorstand, dem Aufsichtsratvorsitzenden oder das Firmenlogo für die Konzernzugehörigkeit, so müssen diese Änderungen in der Reproduktion der Dokumente nachvollzogen werden. In dem nachstehenden Beispiel wurden zwei Elemente für die dynamische Erstellung des Dokumentes verwendet. Seit der Erstellung haben sich das Firmenlogo und die Bankverbindung des Unternehmens geändert. Eine Reproduktion in 2011 führt daher zu einem sichtbar anderen Ergebnis als dies in 2009 der Fall war. Sollen die Dokumente das Erscheinungsbild des Erstellungszeitpunktes beibehalten, so erfordert dies eine geeignete Ressourcenverwaltung.

Für die Lösung dieses Problems gibt es konzeptionelle oder organisatorische Ansätze, die häufig eine selbst kreierte und sehr spezielle Lösung des jeweiligen Unternehmens liefern. Für die AFP2web Software hat 4cast ein standardisiertes Vorgehen entwickelt, das grafische Elemente sowie das Layout der AFP Dokumente vor dem Archivierungsvorgang "einfriert". Die nachstehende Skizze gibt einen Überblick über das Verfahren.

In dem von links nach rechts verlaufenden Prozess werden die Dokumente des AFP Eingangsstapels wie bisher in Einzeldokumente aufgetrennt und die separierten Ressourcen in einem Dateiverzeichnis abgelegt. Anstelle des AFP Ausgabeformates wird jedoch das PDF Format verwendet, das in einem unmittelbar daran anschließenden Verarbeitungsschritt wieder zu AFP transformiert wird.

Über den Zwischenschritt PDF werden das AFP Layout und die grafischen Elemente als JPEG Image zusammengefasst. Für die originalgetreue Darstellung der Schriften werden die AFP Character Sets und Codepages einem beliebig ausgewählten PDF Outline-Font zugeordnet. Bei der entgegengesetzten Transformation von PDF nach AFP wird das JPEG in ein AFP konformes IOCA FS11 Image umgesetzt. Die Erstellung der Ressourcenliste für die AFP Schriften erfolgt anhand der logischen Zuordnung der AFP Code Pages/Character Sets auf den ausgewählten PDF Outline Font.  Das erstellte AFP Einzeldokument geht abschließend wie bisher in das Archiv. 

Der spätere Druckvorgang erstellt aus den ausgewählten AFP Archivdokumenten einen Druckstapel und fasst die Ressourcen der Einzeldokumente in einer konsolidierten Ressourcenliste zusammen. Anhand dieser Liste generiert AFP2web für die verwendeten AFP-Schriften eine Inline Ressourcen Gruppe, die dem Druckstapel binär hinzugefügt wird. Alle anderen AFP Ressourcen (Page Segmente, Overlays, Format Definition etc.) werden in diesem Schritt nicht mehr benötigt, da sie als IOCA FS11 Images in den AFP Einzeldokumenten enthalten sind.

Zusammenfassend zeigt die nachstehende Grafik die Verarbeitungsszenarien für die AFP Archivierung, die PDF Transformation für die Anzeige im Kundenportal sowie die Aufbereitung der ausgewählten Archivdokumente zu einem AFP-Druckstapel.  

Für die originaltreue Reproduktion langfristig archivierter AFP Dokumente weist die AFP2web Verarbeitung mit APA Transformation insbesondere die folgenden Vorteile auf:

• geringer Änderungsbedarf bestehender Verarbeitungsabläufe,
• geringer Speicherbedarf gegenüber gerasterten TIFF Dokumenten,
• die codierten Dokumentinhalte ermöglichen Volltextrecherchen,
• geringer Aufwand gegenüber programmierten Speziallösungen,
• standardisiertes Verfahren für alle AFP2web Versionen 3 oder höher.

Links:

 

 

Artikel bei openPR UG & Co. KG lesen:

www.openpr.de/news/517445/AFP2web-fuer-die-AFP-Ressourcenverwaltung.html