OCTP V1.2 Upgrade für das Kantonale Steueramt Zürich

Mit dem Upgrade verbessert das Kantonale Steueramt Zürich die bestehende Dokumentverarbeitung, um für das stetige Wachstum des Aufkommens aus dem eTax Verfahren gerüstet zu sein. Neben einer höheren Transformationsleistung wurden neue Funktionen bereitgestellt, die eine umfassendere Administrierung und Prüfung der Verarbeitung unterstützen. Die erfolgreiche Produktivsetzung der Anwendung ist zum heutigen Tag erfolgt.

Jede Dokumentverarbeitung ist nur so gut, wie es die Qualtät der Eingangsdaten zulässt. Dies bezieht sich insbesondere auf die Vollständigkeit und Konsistenz der angelieferten Daten. Durch die regional und fachlich verteilte Organisation der kantonalen Sachbearbeitung ist dies nicht immer gewährleistet. Rückfragen bei Mandanten und anderen Fachabteilungen führen zu zeitlichen Verzögerungen und zu fehlenden Angaben in den Dokumenten, die jedoch für eine ordnungsgemäße Archivierung zwingend erforderlich sind.

Während die bisherige OCTP Verarbeitung diese Lücken zwar erkennt, jedoch die Verarbeitung an Fehlerstellen beendet, bietet die neue OCTP V1.2 eine verbesserte Fehlertoleranz. Statt die Verarbeitung an den Fehlerstellen zu beenden, werden die erkannten Dokumente in ein Fehlerverzeichnis ausgesteuert und die Verarbeitung fortgeführt. Über ein Verarbeitungsprotokoll kann anschließend der Verarbeitungsverlauf geprüft werden. Sind dort Fehler enthalten, so zeigen die erzeugten Fehlermitteilungen die Ursache an. Die ausgesteuerten Dokumente können für eine spätere Nachverarbeitung verbessert und zu einem neuen Dokumentstapel zusammengeführt werden.

In der bisherigen OCTP Verarbeitung ergab sich die Dokumentreihenfolge für die Anzeige im Archiv aus deren Reihenfolge in den Eingangsstapeln. Die Sachbearbeiter des kantonalen Steueramtes benötigen und erwarten jedoch eine Dokumentfolge, die sich aus den fachlichen Kriterien der Steuerprodukte ergibt. Für die Vorsortierung der Dokumente in der fachlichen Reihenfolge wurde in OCTP ein Produktkatalog eingeführt, der neben den Produkten auch fachliche Merkmale und die Sortierfolge enthält. Im Rahmen des Verarbeitungslaufes werden die Indexdaten für den Archivupload anhand des Produktkataloges aufgebaut und ergeben die gewünschte Reihenfolge. Der Pflege des Prodktkataloges erfolgt durch die Administration der OCTP Anwendung. Aus der Kombination Indexdaten und Produtkatalog kann das fachliche Ergebnis unmittelbar nach der Verarbeitung und bereits vor der Archivierung geprüft werden. Somit ist auch die inhaltliche Qualität der archivierten Dokumente gewährleistet.

Zur Unterscheidung von eingescannten Originaldokumenten und den kopierten Dokumenten der Ausgangspost, erhalten diese Dokumente das Wasserzeichen "Dossier Kopie". Dieses Wasserzeichen kann von den OCTP Administratoren in der Darstellung und im Inhalt auf künftige Anforderungen geändert werden. Weiterhin lassen sich alle fachlichen Parameter, wie z.B. die Definition von Muss- und Kann-Feldern, durch die Administration ändern. Die verwendete Bildqualität wurde von 240 Punkte auf 300 Punkte erhöht, um eine bessere Detailtreue für die Bildschirmanzeige zu erreichen.

Mit den vorstehenden Erweiterungen erzielt das Kantonale Steueramt Zürich erneut eine Verbesserung in der Sachbearbeitung. Im Sinne der Mandanten steigern die vorstehenden Funktionen die qualitative Bearbeitung und reduzieren die allseits erforderliche Korrespondenz sowie den Bearbeitungsaufwand. Aus Sicht des Kantonalen Steueramtes gewährleistet dies eine höhere Akzeptanz des eTax Verfahrens