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Das kantonale Steueramt Zürich realisiert eTax mit OCTP

Durch die Umstellung der papiergebundenen Bearbeitung auf eine Natürliche Personen EDV-unterstützte Veranlagung (NAPEDUV) will das kantonale Steueramt in Zürich seine Aufgaben mit modernen und einheitlich gestalteten Informatikmitteln bewältigen. Dabei sollen unter anderem die Voraussetzungen geschaffen werden, dass die Gemeinden des Kantons in einen elektronisch unterstützten Gesamtprozess der Steuererhebung eingebunden werden.



Das kantonale Steueramt Zürich ist das größte Amt der Finanzdirektion. Es beschäftigt über 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Aufgabe des Steueramts ist der Vollzug der kantonalen und eidgenössischen Steuergesetze insbesondere obliegt ihm die Veranlagung der direkten Steuern von Bund, Kanton und Gemeinden. Das Steueramt führt seine Akten in rechtlich-administrativ verbindlicher Form zum Teil auf Papier, zum Teil auch elektronisch. Als Hilfsmittel werden verschiedene digitale Systeme eingesetzt, die von der Abraxas Informatik AG an den Standorten St. Gallen und Zürich betrieben werden.

Die Leitablage des kantonalen Steueramtes ist die Aktengruppe der elektronischen Steuerdossiers. Aus den zentralen Datenbeständen werden Steuer- und Abgabenbescheide automatisiert als AFP Dokumente erstellt und an die Empfänger versendet. Die Sachbearbeitung und Korrespondenz in den geografisch und branchenspezifisch gegliederten Divisionen des Steueramtes erfolgt als manuelles Verfahren mit standardisierten Vorlagen über die Word Textverarbeitung. Alle manuell erstellten Dokumente gehen aus den elektronischen Postkörben der Sachbearbeiter an das Druckzentrum und werden dort für den Ausdruck respektive Versand zu einem Word Druckstapel vorverarbeitet sowie mit Indexdaten versehen.

Die elektronisch gedruckten Dokumente sowie die digitalisierten Papierdokumente der Eingangspost werden im zentralen ARTS Archiv geführt. Die Verbindung der Druckdaten zu der ARTS Archivablage wurde wie beim Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen über die OCTP Output Content Transformation Plattform realisiert. Dabei waren sowohl die automatisch erstellten AFP-Druckstapel als auch die manuell erstellten Word-Druckstapel in das TIFF Format des Archivs zu transformieren.

Darüber hinaus sollten die Indexdaten der gedruckten Dokumente über externe Referenztabellen mit Angaben der Gemeinden angereichert werden. Da die ARTS-Indizierung auf der Identifikationsnummer aus den Gemeinderegistern und nicht auf der persönlichen Steuernummer der Mandanten basiert, war der OCTP Prozessablauf aus der VRSG  Realisierung auf die besonderen Anforderungen des kantonalen Steueramtes umzustellen. Parallel zur Formattransformation werden damit jährlich Dokumente aus über 1,5 Millionen Mandantendatensätzen für mehr als 60 Bescheid- und Mitteilungsarten veranlagungsgerecht auf die jeweiligen Gemeinden zugeordnet und archiviert.

Für die Realisierung wurde die 4cast Software GmbH mit der konzeptionellen Entwicklung und technischen Unterstützung der OCTP Anwendung beauftragt. Die fachlichen Änderungen und der neue Prozessablauf wurden in enger Zusammenarbeit mit der VRSG ermittelt und in einem Pflichtenheft dokumentiert. Die Softwareanpassungen wurden im Auftrag von 4cast durch die OXSEED AG entwickelt und innerhalb weniger Tage an die Abraxas Informatik AG zur Inbetriebnahme ausgeliefert. Nach einer intensiven Testphase wurde die eTax Anwendung am 1. Februar des Jahres vom kantonalen Steueramt Zürich zum produktiven Einsatz freigegeben. Mit OCTP werden täglich rund 10.000 Dokumentseiten transformiert und für den Archivupload aufbereitet. Etwa 70% der verarbeiteten Dokumente stammen aus automatisierten Druckläufen. Die verbleibenden 30% sind Dokumente aus dem manuellen Verfahren.








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